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En algunas ocasiones las directivas de las compañías pueden evidenciar que el funcionamiento de los procesos internos no es el adecuado o que no se alcanzan los objetivos esperados, pero no logran identificar con facilidad la causa por la cual esta situación se presenta.
Es aquí donde cobra importancia revisar la utilidad que tiene la realización de un diagnóstico organizacional como herramienta dentro de la identificación de oportunidades e inconvenientes potenciales y reales que influyen de manera directa dentro la operación de la compañía.
Un diagnóstico organizacional es una herramienta esencial que permite llevar a cabo un análisis objetivo de la situación actual de cualquier organización, contribuyendo a que sus dirigentes puedan dar solución a los inconvenientes identificados durante el proceso de manera anticipada y les sea posible responder de manera oportuna y eficiente a las exigencias del entorno.
Realizar un diagnóstico en todas las áreas estratégicas de la organización a través del desarrollo de un proceso analítico, permite conocer su situación real, identificar de manera precisa y concisa las áreas potenciales de desarrollo en ella, y evidenciar tanto inconvenientes como oportunidades de mejora enfocadas a incrementar el nivel de eficiencia y optimizar el desempeño de los procesos. Otras ventajas de la realización de un diagnóstico organizacional son las siguientes:
Una vez se tiene claridad con respecto a la utilidad de un diagnóstico organizacional cabría preguntarse cómo realizarlo, por lo que a continuación se mencionan algunas pautas que podrían ayudar a estructurar su desarrollo, llevando a cabo los ajustes necesarios de acuerdo a las necesidades particulares de cada compañía:
El resultado final debería contener entre otras cosas, el estado actual de los procesos, la descripción de las fortalezas evidentes en cada uno de ellos, la identificación tanto de inconvenientes como de oportunidades de mejora, y las acciones a tomar o recomendaciones enfocadas a hacer frente a problemas latentes o evitar inconvenientes potenciales en el futuro. También se debería especificar la forma de implementar las mejoras enfocadas a generar valores agregados, además de los procesos de seguimiento y monitoreo necesarios para lograr un efecto en el largo plazo.
Ahora, quien debería realizar el diagnóstico de la empresa? Lo más recomendable, es que sea una persona externa que cuente con una visión sistémica y la experticia suficiente para llevar a cabo el proceso de manera exitosa. Igualmente puede ser personal interno, siendo necesario que sea preparado adecuadamente y valide áreas diferentes a las cuales pertenece.
En cuanto a la periodicidad de este ejercicio de validación, lo recomendables es llevarlo a cabo cada vez que se considere necesario. También puede definirse su realización de manera periódica, por ejemplo anualmente.
Buscando que el proceso inicial tenga un seguimiento y una continuidad que incremente la probabilidad de éxito y sus resultados sean sostenibles en el tiempo, es recomendable llevar a cabo una nueva evaluación de los resultados de implementación de acciones derivadas de la realización del diagnóstico, con el fin de evidenciar el avance obtenido a nivel organizacional, analizar la conveniencia de los procedimientos utilizados para el despliegue de dichas propuestas, e identificar nuevas oportunidades de mejora que contribuyan al logro de un mayor nivel de eficiencia y competitividad.
De esta forma se evidencia el diagnóstico organizacional como una herramienta útil dentro del conocimiento de la dinámica interna de las compañías, a partir del cual es posible construir una ventaja competitiva sostenible y desarrollar un proceso permanente de mejoramiento continuo.
Fuente: Marisol Caldas, editora de Ideas Plus. Este artículo está distribuído bajo una Licencia Creative Commons