Uno de los retos más importantes para las organizaciones dentro del entorno dinámico sobre el cual deben operar en la actualidad es el de generar procesos de mejoramiento continuo que les permitan lograr una posición diferenciadora y aseguren su sostenibilidad en el tiempo. Por esta razón la pregunta que muchos dirigentes se hacen es cómo lograr que esos procesos de mejoramiento se constituyan en una herramienta de gestión eficaz cuya utilización conlleve a la consecución de resultados deseados.

Buscando la respuesta este interrogante es posible deducir que los procesos de mejoramiento continuo están asociados con procesos de aprendizaje organizacional y se derivan de lo que se podría llamar sentido común utilizado dentro de la gestión empresarial. Es aquí donde se hace pertinente la revisión del alcance de lo que comúnmente se ha llamado ciclo PHVA, un concepto muy sencillo dentro de la teoría administrativa, pero cuyo alcance y potencial puede ser mucho mayor de lo que a simple vista se pueda evidenciar.

El ciclo PHVA por su siglas (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), desarrollado inicialmente por Walter Shewhart en 1920 y posteriormente divulgado por Edwards Deming en 1950, por lo que también es denominado ciclo Deming, ha sido utilizado tradicionalmente dentro del desarrollo de procesos de Gestión de Calidad y Mejora Continua, constituyéndose en la actualidad en un proceso administrativo seguido por muchas compañías y en una herramienta de gestión de gran utilidad para todo tipo de organización

 Ciclo PHVA

 Lo que supone esta teoría es que existe una forma de gestionar a la organización de manera integral y exitosa a través del desarrollo de un ciclo permanente que cada vez posiciona a la compañía en condiciones más favorables y sostenibles en el tiempo. El ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), se despliega al interior de las organizaciones de la siguiente forma:

“Planear”, es la primera premisa. Dentro de la gestión empresarial siempre se ha dado una gran importancia a la planeación de cada uno de los procesos definidos y sus actividades asociadas. La planeación es la que conlleva a que cada organización  tome parte activa en la configuración de su futuro en la medida en que establece un esquema de trabajo que suministra las bases a través de las cuales se desarrollará la operación, define los elementos necesarios para llevar a cabo procesos efectivos de control y seguimiento, e institucionaliza un sistema racional para la toma de decisiones, generando así la reducción de sus niveles de incertidumbre, haciendo frente a las contingencias que se presenten con mayores probabilidades de éxito, reduciendo al mínimo los riesgos potenciales y aprovecha al máximo las oportunidades y promoviendo la eficiencia al maximizar la utilización adecuada de los recursos.  Por otra parte, la consecuencia de no seguir procesos de planeación permanentes conlleva a que los dirigentes se centren en la atención de urgencias en el día a día y se desvíen de la orientación esencial del negocio, de la visión ganadora capaz de generar auténticos valores agregados, por lo que son el tipo de organizaciones que no llevan procesos de mejoramiento continuo exitosos y son incapaces de adelantar una efectiva gestión del conocimiento a su favor.

Una vez se ha cumplido con la fase de  Planeación, se debe continuar con la siguiente premisa del ciclo de mejoramiento: “Hacer”. Es aquí donde se procede a la ejecución de las actividades con base en lo planeado. De nada sirve realizar procesos de planeación si éstos no son implementados y no se hacen palpables al interior de la organización. Para esto se requiere que dentro de la etapa de planeación se hayan definido responsables de la ejecución de la misma, procediéndose de esta forma a dar las instrucciones necesarias a cada involucrado para llevar a cabo las actividades planeadas de manera efectiva y ejecutar las labores correctamente desde la primera vez. Esta forma de operar es evidenciada en la medida en que el tiempo antes utilizado para atender correcciones debe tender a disminuir significativamente, dado que desde el comienzo de la realización de las actividades se han definido procesos óptimos para su desarrollo enfocados a evitar al máximo la generación de errores. Por esta razón es importante en esta fase que cada quien conozca las instrucciones necesarias para llevar a cabo su trabajo de manera óptima y las implicaciones de no hacerlo de acuerdo a lo establecido. Esto también genera que cada quien centre su atención en el desarrollo de procesos de producción y/o de prestación de servicio más eficientes y detecte cualquier oportunidad de mejora dentro del sistema que pueda ser comunicada e implementada en fases posteriores del ciclo de mejoramiento.

Cuando la planeación ya ha sido implementada, es vital proceder a “Verificar”, dando continuidad al ciclo PHVA. La planeación y su implementación no son suficientes si no se realizan procesos de verificación oportunos. Es de esta forma como se hace evidente la brecha existente entre lo planeado y lo ejecutado y se procede a identificar las causas por las cuales dicha brecha se genera, lo cual podría ser el resultado entre otras cosas, de inapropiadas políticas de gestión, inadecuada definición de la planeación al no ser viable o conveniente su implementación, fallas de funcionamiento dentro de los procesos organizacionales, incorrecta comunicación del proceso de planeación, o necesidad de desarrollo de competencias organizacionales e individuales  requeridas dentro del desarrollo de mayores niveles de competitividad. Esta etapa de verificación también involucra el cumplimiento de las metas de los indicadores de gestión, de acuerdo a su definición en la etapa de planeación. El seguimiento a indicadores permite evidenciar el grado de cumplimiento de los lineamientos estratégicos y qué tan lejos se encuentra la organización de encontrarse en la posición diferenciadora definida como adecuada.

Finamente, los procesos de seguimiento y control sólo son efectivos si se toman las acciones necesarias para mejorar las falencias encontradas. Es aquí donde se llega a la fase de “Actuar”, la última definida dentro del ciclo PHVA.  Cumplir el ciclo es realmente lo que asegura su éxito, dado que es en la medida en que se realice una retroalimentación permanente con respecto a las falencias y oportunidades encontradas que se podría evidenciar mejoras sistemáticas y sostenibles, las cuales constituirán la base para realizar los ajustes necesarios al sistema de gestión operante. Es de esta forma como el sistema se perfecciona y la organización evidencia cada vez un mayor cumplimiento de sus metas y una orientación clara hacia donde desea dirigirse, lo cual se hace visible y es recompensado por el mercado.

Este ciclo inicia una y otra vez y en lugar de detenerse, logra perfeccionarse y  constituirse en una herramienta de gestión eficaz dentro del logro de resultados.  Es por esta razón que el ciclo PHVA está relacionado con procesos de mejoramiento continuo, dado que es de esta forma como la organización cuenta con los medios necesarios para plasmar de manera objetiva sus lineamientos estratégicos, llevar a cabo su implementación, hacer un control efectivo de los resultados, y tomar las medidas necesarias para que dicho sistema se ajuste a la realidad y a las necesidades latentes de la organización, mejorándose continuamente, respondiendo de manera asertiva a los requerimientos del mercado, y anticipándose a ellos al contar con una visión holística privilegiada que conlleva al incremento de los niveles de competitividad y a la generación de un auténtico desarrollo sostenible.

Por otro lado como se mencionó anteriormente, los procesos de mejoramiento continuo están asociados a procesos de aprendizaje organizacional, dado que el paso hacia el  mejoramiento se da cuando se toman las medidas necesarias para corregir las desviaciones presentadas, lo cual requiere de una gestión del conocimiento efectiva que involucre a la organización, sus procesos , sus ciclos y sus integrantes. Una organización no es susceptible a mejorar si no se conoce a sí misma, por lo cual uno de los retos dentro de la gestión empresarial es lograr la identificación y desarrollo de procesos de aprendizaje, a través de la aplicación de sistemas administrativos estructurados que permitan llevar una trazabilidad de la operación de la compañía, además de la utilización del conocimiento colectivo en pro del desarrollo de formas más exitosas de gestión.

Es así como se evidencia que la aplicación del ciclo PHVA puede constituirse en un aliado estratégico de cualquier organización en la búsqueda del logro de mejores resultados, a través del desarrollo de procesos exitosos de mejoramiento continuo y aprendizaje organizacional que logren ubicar a la compañía en una posición diferenciadora y sostenibles en el tiempo, anticipándose a los nuevos retos y tomando el control de su propio destino.

Fuente: Marisol Caldas, editora de Ideas Plus. Publicado en Revista Empresarial y Laboral Edición No. 92. y en Ideas Plus bajo el título El Ciclo PHVA y su Papel Dentro de Procesos Exitosos de Mejoramiento y Aprendizaje . Este artículo está distribuído bajo una Licencia Creative Commons