Todo profesional en alguna ocasión ha tenido que elaborar informes escritos dentro del desarrollo de sus funciones, lo cual tal vez se percibe como una actividad normal dentro del ámbito laboral. Pero, influye la manera como se presenta un informe en la percepción sobre nuestro grado de profesionalismo?. Veamos algunas pautas para que nuestros informes tengan un impacto positivo sobre los lectores y contribuyan en alguna medida al desarrollo organizacional:


  • Piense en el objetivo del documento, si lo que se busca es informar, describir, vender, indagar, opinar, explicar, etc. Valide al finalizar que este objetivo se cumple.
  • Sea breve y claro, la mayoría de los documentos empresariales deben ser prácticos y fáciles de consultar, estando acordes con los principios de eficiencia y productividad.
  • Cuide el lenguaje corporativo. Trate de no caer en una comunicación escrita demasiado informal o basada en la relación de confianza que se tenga con el lector; piense que cualquier persona dentro de la organización puede leer su documento y esto podría hacer que la información presentada pierda validez.
  • Identifique las características que definen al público objetivo que accederá a la información. No será lo mismo escribir un informe dirigido a un grupo de expertos en determinada área, que a clientes que no conocen los tecnicismos del producto o servicio comprado. El mensaje debe comprenderse y la función de comunicar debe cumplirse. 
  • Asegúrese de definir un título adecuado para su informe;  éste debe describir de manera acertada el tipo de información contenida en el documento.
  •  En caso en que el informe tenga una vigencia, debe indicar el periodo para el cual la información presentada tiene validez. 
  • Cuide la estructuración del informe; éste  generalmente contiene una parte introductoria, el desarrollo del tema y las conclusiones. Esto evitara que se presente de manera desordenada y no exista coherencia entre las ideas presentadas.
  •  Tenga presente que el informe debe aportar en alguna medida al mejoramiento del desempeño organizacional, grupal o individual. Por esta razón evite que este documento se limite a presentar información irrelevante que no permita deducir conclusiones de valor. 
  • Siempre cuide su ortografía y redacción. Escribir correctamente es un elemento de gran importancia dentro de la proyeccióne una imagen profesional seria y confiable.
  • No olvide relacionar las fuentes de información consultadas, lo cual proyectará un mayor nivel de profesionalismo y credibilidad al documento presentado. 
  • Asegúrese de identificar canales que le permitan recibir una retroalimentación oportuna con respecto al informe presentado. Esto le permitirá evidenciar si el informe cumple con el objetivo de comunicar adecuadamente y si la metodología utilizada fue la correcta.

Con estas pautas usted podrá mejorar la calidad de los informes presentados, apoyando al mismo tiempo el posicionamiento de una imagen profesional  exitosa, al presentar información calificada como confiable, acertada, oportuna y de gran valor.


Fuente: Marisol Caldas, editora Ideas Plus. Este artículo está distribuído bajo una Licencia Creative Commons