Incremento de la productividad.


Existen algunas herramientas muy útiles dentro del desarrollo de las actividades profesionales como son el puesto de trabajo, el teléfono, la agenda y el correo electrónico.  

Conozca algunos tips para que estos elementos lo ayuden a optimizar su tiempo y a ejecutar sus labores de manera más productiva:



Organización en puesto de trabajo – El Escritorio:

  • La mejor forma de concentrarse es tener un solo asunto delante, solo se debe trabajar en una cosa a la vez. Cuando se tienen varios asuntos a la vista es fácil distraerse y saltar de uno a otro.
  • La superficie debe estar siempre a la vista, sobre ella solo se debe encontrar:
    • Información documental referente al asunto sobre el cual se está trabajando.
    • Información referente a llamadas por hacer o que se esperan.
    • Herramientas que suele utilizar: para escribir(ordenador, lápiz..) para hablar (teléfonos), para calcular, agendas
    • En cuanto a otras herramientas habituales, su sitio puede estar en los cajones de su escritorio. Como regla general, las cosas a utilizar deben estar más próximas en cuanto mayor sea la frecuencia con la que se utilicen.
  • Si tiene que cambiar de actividad, los papeles deben pasar al archivo.
  •  El archivo debe mantenerse organizado para que cualquier persona tenga acceso a la información rápidamente.
  • El archivo se debe clasificar en documentos activos, inactivos, inútiles.

El teléfono:

  • Tenga siempre a la mano  agenda y un lápiz para anotar sobre la marcha la información que pueda ser útil.
  • Filtre las llamadas en función  de las prioridades.
  • Agrupe en lo posible las llamadas a realizar, con el fin de gestionar mejor el tiempo de trabajo.
  • Anote con anterioridad en el plan de la jornada los números y extensiones de las personas a las que se quiere llamar y tenga a mano la documentación necesaria para cada caso.
  • Prepare las llamadas telefónicas importantes y utilice guías de entrevista, planeando la duración de la llamada.
  • Después de presentarse, asegúrese de no molestar al interlocutor y vaya al tema esencial.
  • Exponga claramente el objetivo de la llamada y pregunte  al inicio de la conversación si se dispone de cinco minutos.
  • Tome la iniciativa, es mejor llamar que ser llamado.
  • Antes de concluir asegúrese que todos los puntos han quedado cubiertos.

La agenda:

  • Tenga solamente una agenda.
  • Utilice una agenda fácil y cómoda de llevar siempre consigo.
  • Llévela personalmente, salvo en caso de delegación precisa, puntual y controlada.
  • Reserve para citas importantes los momentos de máximo rendimiento.
  • Reagrupe citas al inicio o final de la jornada para maximizar su tiempo.
  • Tenga en cuenta los tiempos de preparación y desplazamientos.

El correo electrónico:

  • Fíjese un objetivo antes de redactar un correo.
  • Identifique claramente el asunto, es fundamental para encontrarlo luego.
  • El mensaje debe ser breve y su redacción clara, sencilla, ordenada.
  • Al adjuntar archivos, insértelos al inicio, antes de comenzar a escribir evitando el olvido y retrocesos.
  • Abra el correo cuando realmente se va a responder. La regla es tocar cada papel una sola vez.. Es decir: mensaje leído, mensaje resuelto, archivado o borrado.
  • Conteste los correos en las 24 horas siguientes a su recepción.

Inicie con estos sencillos pasos y evidencie incrementos en su nivel de productividad durante su jornada laboral.


Fuente: Nancy Arévalo, Administradora de Servicios con experiencia organizacional en temas de servicio y productividad. Publicado por Ideas Plus bajo el título Tips para Optimizar la Jornada  Laboral y distribuído bajo una Licencia Creative Commons